E ke përjetuar me siguri: premton se do ta mbarosh raportin deri të enjten, i thua bashkëshortit/es se do jesh gati për “vetëm pesë minuta”, ose planifikon mbledhje njëra pas tjetrës pa asnjë minutë pushim mes tyre. Më pas përballesh me realitetin: afatet kalojnë, takimet shtyhen dhe e gjen veten duke pyetur: “Pse jam kaq i/e keq/e në menaxhimin e kohës?”
Nuk je vetëm dhe nuk është thjesht paaftësi në planifikim. Shumica prej nesh kanë prirjen të nënvlerësojnë në mënyrë sistematike kohën, kostot dhe rreziqet e detyrave të ardhshme, ndërsa mbivlerësojnë përfitimet. Kjo quhet “gabimi i planifikimit” (planning fallacy), i përshkruar për herë të parë nga psikologët Daniel Kahneman dhe Amos Tversky.
Pse jemi të verbër ndaj kohës që na duhet
Gabimi i planifikimit nuk është thjesht mungesë përvoje. Mendo një situatë ku je me nxitim por ke nevojë urgjente të dërgosh një email. Vlerëson se do të të marrë pak minuta dhe fillon të shkruash. Por çuditërisht, merr shumë më shumë kohë sesa kishe menduar, dhe tani je sërish me vonesë.
Çfarë ndodhi?
Ka shumë gjasa që e imagjinove veten duke shkruar mesazhin, duke e lexuar një herë dhe më pas duke klikuar “dërgo”. Por në planifikim, ne fokusohemi te detyra vetë dhe harrojmë të marrim parasysh ndërprerjet, shpërqendrimet dhe pengesat e pashmangshme. Nuk llogarit dot tre email-et e tjera që do të mbërrijnë ndërkohë, apo kohën që do të të duhet për të gjetur të dhënat që duhet t’i përmendësh.
Ky efekt nuk ndodh vetëm në përditshmëri. Ai shpjegon gjithashtu pse projektet e mëdha, nga rikonstruksionet e shtëpive deri te lansimet e softuerëve apo ndërtimet infrastrukturore, shpesh përfundojnë me tejkalim afatesh dhe buxhetesh.
Për shembull: Opera e Sidneit duhej të përfundonte në vitin 1963 dhe të kushtonte 7 milionë dollarë. U përfundua në vitin 1973 dhe kushtoi 102 milionë. Aeroporti i Berlinit duhej të hapej në vitin 2011 me një buxhet prej 2 miliardë eurosh. U përurua në vitin 2020 me mbi 6 miliardë euro.
Kjo ndodh sepse çdo pjesëmarrës në projekt jep një vlerësim optimist, që më pas përfshihet në kalkulimet e të tjerëve dhe përfundon në pritshmëri krejtësisht joreale. Këtyre u shtohet edhe “gabimi i kostos së fundosur” (sunk cost fallacy) – ku, përballë vonesave dhe shpenzimeve shtesë, refuzojmë të ndalojmë dhe vazhdojmë të investojmë kohë dhe para me shpresën se gjithçka do të dalë mirë.
Si të shmangim gabimin e planifikimit
Gabimi i planifikimit kushton shtrenjtë – dhe jo vetëm në para. Afatet e humbura dëmtojnë reputacionin, ndikojnë tek klientët apo kolegët dhe shkaktojnë stres të panevojshëm. E nëse çdo detyrë të merr më shumë kohë se sa kishe parashikuar, do të jetosh në një garë të vazhdueshme për të kapur kohën.
Çfarë mund të bësh? Ja disa strategji të mbështetura nga kërkime psikologjike dhe menaxheriale:
1. Njih veten përmes të dhënave konkrete
Në vend që të mendosh vetëm për detyrën, shiko çfarë ka ndodhur më parë. Kahneman dhe Dan Lovallo e ndajnë këtë në “pamja e brendshme” (fokus te detyra) dhe “pamja e jashtme” (krahasimi me raste të ngjashme). Pyet veten:
- Sa kohë më ka marrë detyra e ngjashme e kaluar?
- A kam ndonjë shënim apo përvojë konkrete?
Mbaj shënime. Një fletore e thjeshtë ose një tabelë Excel mund të ndihmojë. Përpara se të vlerësosh kohën për një prezantim, kontrollo sa kohë të morën tre prezantimet e fundit – përfshi kërkimin, rishikimet dhe përgatitjen vizuale.
2. Shto kohë shtesë si përqindje
Është më efektive të shtosh një përqindje kohe për siguri, sesa disa minuta fikse. Në vend që të thuash “po i shtoj 10 minuta për çdo rast”, është më mirë të shtosh 25% të kohës së parashikuar. Nëse projekti zgjat më shumë, herën tjetër shto edhe më shumë – deri sa të gjesh ritmin real të vetes.
3. Ndaje detyrën në hapa më të vegjël
Detyrat e mëdha janë shumë më të vështira për t’u parashikuar. Ndaje projektin në hapa më të vegjël dhe parashiko secilin prej tyre.
- Është më e lehtë të vlerësosh “të mbledh të dhënat e shitjeve për tremujorin e kaluar” sesa “të përgatis raportin e kompanisë”.
4. Planifiko mbrapsht
Fillo nga afati përfundimtar dhe puno mbrapsht, hap pas hapi. Llogarit kohën për çdo pjesë dhe cakto atë në kalendarin tënd real. Shto edhe më shumë kohë në fund për të shmangur stresin.
- A do të jesh vërtet duke mbaruar projektin në minutën e fundit?
5. Përdor “qëllime në formë nëse-atëherë” (implementation intentions)
Premtimet e vagullta nuk funksionojnë. Në vend të kësaj, përdor plane konkrete:
- “Nëse është ora 09:00 e së martës, atëherë do të filloj të hartoj propozimin për 30 minuta.”
- “Pasi të kem të dhënat, do të krijoj grafikun për raportin.”
Kërkimet e psikologëve Peter Gollwitzer dhe Anja Achtziger kanë treguar se kjo teknikë është shumë efektive.
Përfitimet e planifikimit realist
Kur fillon të bësh vlerësime më të sakta për kohën, do të ndjesh më pak stres, do të dorëzosh punë me cilësi më të lartë dhe do të fitosh reputacion si person i besueshëm. Dhe paradoksalisht, do të kursesh kohë – sepse nuk do të ndodhë më që gjithçka të zvarritet. Do të fitosh hapësirë mendore për punë krijuese dhe mundësi të reja.
Herën tjetër që të thuash “do të më marrë vetëm pesë minuta”, ndalo për një çast dhe kujto gabimin e planifikimit.
Qëllimi nuk është të bëhesh pesimist, por realist ndaj ndërlikimeve të botës reale.
Vetja jote e ardhshme do të të falënderojë.
