Aftësia e një lideri për të komunikuar në mënyrë të qartë dhe efektive me punonjësit, brenda ekipeve dhe në të gjithë organizatën është një nga themelet e një biznesi të suksesshëm.
Dhe në mjedisin e sotëm të biznesit kompleks dhe me zhvillim të shpejtë, me qindra mjete të ndryshme komunikimi, ekipe plotësisht ose pjesërisht të largëta, madje edhe ekipe multikulturore që përfshijnë zona të shumta kohore, komunikimi efektiv nuk ka qenë kurrë më i rëndësishëm, apo më sfidues.
Kështu, aftësia për të komunikuar mund të jetë aftësia më kritike e një menaxheri.
Lajmi i mirë është se këto aftësi mund të mësohen dhe madje të zotërohen.
Këto 8 këshilla mund t’ju ndihmojnë të maksimizoni aftësitë tuaja të komunikimit për suksesin e organizatës dhe karrierës suaj.
1. Jini të qartë dhe konciz
Komunikimi ka të bëjë kryesisht me zgjedhjen e fjalëve. Dhe kur bëhet fjalë për zgjedhjen e fjalëve, më pak është më shumë.
Çelësi i komunikimit të fuqishëm dhe bindës, qoftë i shkruar apo i folur, është qartësia dhe, kur është e mundur, shkurtësia.
Përpara se të angazhoheni në ndonjë formë komunikimi, përcaktoni qëllimet tuaja dhe audiencën tuaj.
Përshkrimi i kujdesshëm dhe i qartë i asaj që dëshironi të përcillni dhe pse do të ndihmojë të siguroheni që të përfshini të gjithë informacionin e nevojshëm. Gjithashtu do t’ju ndihmojë të eliminoni detajet e parëndësishme.
Shmangni fjalët e panevojshme dhe gjuhën tepër të lulëzuar, të cilat mund të largojnë vëmendjen nga mesazhi juaj.
Dhe ndërsa përsëritja mund të jetë e nevojshme në disa raste, sigurohuni që ta përdorni me kujdes dhe me masë. Përsëritja e mesazhit tuaj mund të sigurojë që audienca juaj ta marrë atë, por përsëritja e tepërt mund t’i bëjë ata t’ju akordojnë plotësisht.
2. Përgatituni para kohe
Dijeni se çfarë do të thoni dhe si do të thoni përpara se të filloni çdo lloj komunikimi.
Megjithatë, të jesh i përgatitur do të thotë më shumë sesa thjesht të praktikosh një prezantim.
Përgatitja përfshin gjithashtu të menduarit për tërësinë e komunikimit, nga fillimi në fund. Kërkoni informacionin që mund t’ju nevojitet për të mbështetur mesazhin tuaj. Mendoni se si do t’i përgjigjeni pyetjeve dhe kritikave. Mundohuni të parashikoni të papriturën.
Për shembull, para një rishikimi të performancës, përgatitni një listë me shembuj konkretë të sjelljes së punonjësit tuaj për të mbështetur vlerësimin tuaj.
Përpara se të angazhoheni në një negociatë për pagën ose promovimin, dini saktësisht se çfarë dëshironi. Jini të gatshëm për të diskutuar sferat dhe kompromise të mundshme; e dini se çfarë jeni të gatshëm të pranoni dhe çfarë nuk jeni. Dhe keni në dorë detaje specifike për të mbështetur rastin tuaj, të tilla si pagat përkatëse për pozicionin tuaj dhe vendndodhjen tuaj (por sigurohuni që kërkimi juaj të bazohet në informacione të disponueshme publikisht, jo në thashethemet e kompanisë ose prova anekdotike).
Përpara se të hyni në ndonjë bisedë, diskutoni pyetjet e mundshme, kërkesat për informacione ose sqarime shtesë dhe mosmarrëveshjet, në mënyrë që të jeni gati t’i adresoni ato me qetësi dhe qartësi.
3. Jini të vëmendshëm ndaj komunikimit joverbal
Shprehjet e fytyrës, gjestet dhe gjuha e trupit mund dhe shpesh thonë më shumë se fjalët.
Shenjat joverbale mund të kenë ndërmjet 65 dhe 93% më shumë ndikim sesa fjala e folur. Dhe ne kemi më shumë gjasa të besojmë sinjalet joverbale mbi fjalët e folura nëse të dy janë në mosmarrëveshje.
Udhëheqësit duhet të jenë veçanërisht të aftë në leximin e shenjave joverbale.
Punonjësit që mund të mos jenë të gatshëm të shprehin mosmarrëveshje ose shqetësime, për shembull, mund të shfaqin shqetësimin e tyre përmes krahëve të kryqëzuar ose mungesës së vullnetit për të bërë kontakt me sy. Nëse jeni të vetëdijshëm për gjuhën e trupit të të tjerëve, mund të jeni në gjendje t’i rregulloni siç duhet taktikat tuaja të komunikimit.
Në të njëjtën kohë, udhëheqësit duhet të jenë gjithashtu në gjendje të kontrollojnë komunikimet e tyre joverbale.
Shenjat tuaja joverbale duhet, në çdo kohë, të mbështesin mesazhin tuaj. Në rastin më të mirë, komunikimi konfliktual verbal dhe joverbal mund të shkaktojë konfuzion. Në rastin më të keq, mund të dëmtojë mesazhin tuaj dhe besimin e ekipit tuaj tek ju, organizata juaj dhe madje edhe tek vetja.
4. Shikoni tonin tuaj
Mënyra se si thua diçka mund të jetë po aq e rëndësishme sa ajo që thua. Ashtu si me shenjat e tjera joverbale, toni juaj mund t’i shtojë fuqi dhe theks mesazhit, ose mund ta dëmtojë atë plotësisht.
Toni mund të jetë një faktor veçanërisht i rëndësishëm në mosmarrëveshjet dhe konfliktet në vendin e punës. Një fjalë e zgjedhur mirë me një konotacion pozitiv krijon vullnet të mirë dhe besim. Një fjalë e zgjedhur keq me konotacione të paqarta ose negative mund të çojë shpejt në keqkuptim.
Kur flet, toni përfshin volumin, projeksionin dhe intonacionin, si dhe zgjedhjen e fjalëve. Në kohë reale, mund të jetë sfiduese të kontrollosh tonin për t’u siguruar që ai përputhet me qëllimin tënd. Por të qenit i ndërgjegjshëm për tonin tuaj do t’ju mundësojë ta ndryshoni atë në mënyrë të përshtatshme nëse një komunikim duket se po shkon në drejtimin e gabuar.
Toni mund të jetë më i lehtë për t’u kontrolluar kur shkruani. Sigurohuni që ta lexoni komunikimin tuaj një herë, madje dy herë, ndërsa mendoni për tonin, si dhe për mesazhin. Ju madje mund të dëshironi ta lexoni me zë të lartë ose t’i kërkoni një kolegu të besuar ta lexojë përsëri, nëse kjo nuk cenon konfidencialitetin.
Dhe kur angazhoheni në një dialog të nxehtë mbi email ose medium tjetër të shkruar, mos u nxitoni në përgjigjet tuaja.
Nëse është e mundur, shkruani përgjigjen tuaj, por më pas prisni një ose dy ditë për ta dërguar. Në shumë raste, rileximi i mesazhit tuaj pasi emocionet janë ftohur ju lejon të moderoni tonin në një mënyrë që ka më pak gjasa të përshkallëzojë konfliktin.
5. Praktikoni dëgjimin aktiv
Komunikimi pothuajse gjithmonë përfshin dy ose më shumë individë.
Prandaj, dëgjimi është po aq i rëndësishëm sa të folurit kur bëhet fjalë për komunikim të suksesshëm. Por dëgjimi mund të jetë më sfidues nga sa e kuptojmë.
Në postimin e saj në blog, duke zotëruar bazat e komunikimit , ekspertja e komunikimit Marjorie North vëren se ne dëgjojmë vetëm gjysmën e asaj që thotë personi tjetër gjatë çdo bisede të caktuar.
Qëllimi i dëgjimit aktiv është të sigurohet që të dëgjoni jo vetëm fjalët që thotë personi, por të gjithë mesazhin. Disa këshilla për dëgjimin aktiv përfshijnë:
- I jepni folësit vëmendjen tuaj të plotë dhe të pandarë
- Pastroni mendjen tuaj nga shpërqendrimet, gjykimet dhe kundërargumentet.
- Shmangia e tundimit për të ndërprerë me mendimet tuaja.
- Shfaqja e gjuhës së trupit të hapur dhe pozitive për ta mbajtur mendjen të përqendruar dhe për t’i treguar folësit se po dëgjon vërtet
- Rifrazoni ose parafrazoni atë që keni dëgjuar kur bëni përgjigjen tuaj
- Bëni pyetje të hapura të krijuara për të nxjerrë informacion shtesë
6. Ndërtoni inteligjencën tuaj emocionale
Komunikimi ndërtohet mbi bazën e inteligjencës emocionale. E thënë thjesht, ju nuk mund të komunikoni në mënyrë efektive me të tjerët derisa të vlerësoni dhe kuptoni ndjenjat tuaja.
“Nëse jeni të vetëdijshëm për emocionet tuaja dhe sjelljet që ato shkaktojnë, mund të filloni t’i menaxhoni këto emocione dhe sjellje,” thotë Margaret Andrews në postimin e saj, Si të përmirësoni inteligjencën tuaj emocionale .
Udhëheqësit me një nivel të lartë të inteligjencës emocionale natyrisht do ta kenë më të lehtë të angazhohen në dëgjim aktiv, të mbajnë tonin e duhur dhe të përdorin gjuhën pozitive të trupit, për shembull.
Kuptimi dhe menaxhimi i emocioneve tuaja është vetëm një pjesë e inteligjencës emocionale. Pjesa tjetër, po aq e rëndësishme për komunikim efektiv, është ndjeshmëria për të tjerët.
Empatia me një punonjës, për shembull, mund ta bëjë më të lehtë një bisedë të vështirë.
Mund t’ju duhet ende të jepni lajme të këqija, por (në mënyrë aktive) të dëgjoni këndvështrimin e tyre dhe të tregoni se i kuptoni ndjenjat e tyre mund të shkojë shumë drejt zbutjes së ndjenjave të lënduara ose shmangies së keqkuptimeve.
7. Zhvilloni një strategji komunikimi në vendin e punës
Vendi i sotëm i punës është një rrjedhë e vazhdueshme informacioni në një shumëllojshmëri të gjerë formatesh. Çdo komunikim i vetëm duhet kuptuar në kontekstin e atij fluksi më të madh informacioni.
Edhe komunikuesi më efektiv mund ta ketë të vështirë të përcjellë mesazhin e tij pa një strategji komunikimi në vendin e punës.
Një strategji komunikimi është kuadri brenda të cilit biznesi juaj përcjell dhe merr informacion. Mund, dhe duhet, të përshkruajë se si dhe çfarë u komunikoni klientëve, palëve të interesuara, menaxherëve dhe punonjësve.
Duke filluar më gjerësisht, strategjia juaj duhet të përfshijë se kush merr çfarë mesazhi dhe kur. Kjo siguron që të gjithë të marrin informacionin e saktë në kohën e duhur.
Mund të jetë aq i detajuar sa mënyra se si komunikoni, duke përfshirë përcaktimin e llojit të mjeteve që përdorni për cilin informacion. Për shembull, mund të përcaktoni kur është e përshtatshme të përdorni një bisedë në grup për të gjithë ekipin ose organizatën ose kur një takim duhej të ishte përmbledhur në një email në vend të kësaj.
Krijimi i udhëzimeve bazë si ky mund të thjeshtojë rrjedhën e informacionit. Do të ndihmojë të sigurohet që të gjithë të marrin detajet që u nevojiten dhe që njohuritë e rëndësishme të mos mbingarkohen nga minutitë e jashtme.
8. Krijoni një kulturë pozitive organizative
Kultura e korporatës në të cilën po komunikoni luan gjithashtu një rol jetik në komunikimin efektiv.
Në një mjedis pune pozitiv, një mjedis i bazuar në transparencë, besim, ndjeshmëri dhe dialog të hapur, komunikimi në përgjithësi do të jetë më i lehtë dhe më efektiv.
Punonjësit do të jenë më të hapur për të dëgjuar mesazhin e menaxherit të tyre nëse i besojnë atij menaxheri. Dhe menaxherët do ta kenë më të lehtë të krijojnë pranim dhe madje të ofrojnë kritika konstruktive nëse inkurajojnë punonjësit e tyre të flasin, të ofrojnë sugjerime dhe madje të ofrojnë kritika konstruktive.
Menaxherët autoritativë që refuzojnë të ndajnë informacione, nuk janë të hapur ndaj sugjerimeve dhe refuzojnë të pranojnë gabimet dhe të pranojnë kritikat, ka të ngjarë të gjejnë sugjerimet dhe kritikat e tyre të përmbushura me mbrojtje ose madje të injorohen fare.
Pa atë bazë besimi dhe transparence, edhe komunikimi më i vogël mund të keqinterpretohet dhe të çojë në keqkuptime dhe konflikte të panevojshme.
Komunikimi me bashkëpunëtorët dhe punonjësit do të paraqesë gjithmonë sfida. Gjithmonë do të ketë keqkuptime që duhet të zgjidhen dhe për fat të keq, mesazhet e korporatës nuk janë gjithmonë ato që duam të dëgjojmë, veçanërisht në kohë të vështira.
Por ndërtimi dhe zotërimi i aftësive efektive të komunikimit do ta bëjë më të lehtë punën tuaj si udhëheqës, edhe gjatë bisedave të vështira. Marrja e kohës për të ndërtuar këto aftësi sigurisht që do të jetë kohë e shpenzuar mirë.
